Visma Scanner

Analysoinut Appwesome

Minulle kuittien kuvaaminen toimii parhaiten silloin, kun teen sen heti ostoksen jälkeen enkä vasta kuun lopussa paperikasan äärellä. Visma Scanner sopii tähän arkiseen rutiiniin: sillä voi tallentaa kuitteja ja laskuja puhelimella, jotta tärkeät paperit eivät jää yksin takin taskuun tai kaupan kassiin. Se on yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus, mutta myös jaetussa taloudessa sen tapa käsitellä tositteita voi helpottaa arkea, kunhan käyttäjät sopivat keskenään, kenen vastuulla mikäkin dokumentti on.

Kun kuitteja kertyy samassa taloudessa

Kuvitellaan tavallinen tilanne: toinen käy hakemassa työhuoneelle tarvikkeita ja toinen maksaa kodin yhteisen hankinnan, jonka kuitti pitää toimittaa yrityksen kirjanpitoon. Paperit ovat helposti samannäköisiä, mutta niiden käyttötarkoitus ei ole sama. Sovellus voi auttaa tallentamaan tositteet silloin, kun ne ovat vielä tuoreessa muistissa. Käytännön hyöty syntyy kuitenkin vasta siitä, että kuvaamisen yhteydessä pysähtyy miettimään, kenelle ja mihin ostos kuuluu.

Jaetulla puhelimella käyttäminen vaatii tavallista enemmän harkintaa. Talousasiakirjat liittyvät usein tiettyyn yritykseen tai käyttäjään, joten en pitäisi hyvänä tapana kirjautua samalla tilillä vuorotellen ilman yhteistä sopimusta. Selkeä vastuunjako vähentää riskiä siitä, että henkilökohtainen ostos, yrityksen hankinta ja toisen käyttäjän lasku sekoittuvat keskenään. Ennen laitteen jakamista kannattaa sopia myös, kuka tarkistaa tallennetut tositteet ja kuka huolehtii kirjautumisesta.

Tilin rajat kannattaa sopia ennen käyttöä

Visma Scannerin luonne on taloushallinnon työkaluna eri kuin perheen yhteisen kuvagallerian. Kuitti ei ole vain kuva, vaan siihen voi liittyä kirjanpitoon tarvittavaa tietoa ja yrityksen sisäisiä käytäntöjä. Siksi pitäisin henkilökohtaisen tilin ja mahdollisen yrityskäytön selvästi erillään sen sijaan, että useampi ihminen käsittelisi samoja tietoja summamutikassa. Sovelluksen valitseminen ei itsessään ratkaise sitä, kenellä on oikeus nähdä tai käsitellä dokumentteja; käyttäjien täytyy huolehtia rajoista itse.

Myös ennen matkaa tai yhteistä asiointipäivää voi tehdä pienen käytännön sopimuksen: kuvaako kuitin maksaja sen, vai siirtääkö hän sen tilin vastuuhenkilölle? Entä miten erotellaan ostokset, joista vain osa liittyy yritykseen? Tällainen sopimus on hyödyllinen etenkin silloin, kun samalla reissulla kertyy useita kuitteja eri tarkoituksiin. Kun vastuu on selvä, sovellusta ei tarvitse käyttää jälkikäteen arvuutteluun.

Yhteistyö ei korvaa tarkistamista

Digitaalinen tallennus voi vähentää paperien etsimistä, mutta se ei automaattisesti takaa, että jokainen tositteen tieto on oikein tai että dokumentti on päätynyt oikeaan paikkaan. Minusta järkevä työnkulku on ottaa kuva, tarkistaa heti että koko kuitti näkyy, ja lisätä tarvittaessa selittävä muistiinpano. Jos ostoksen tarkoitus ei käy ilmi kuitista, lyhyt täsmennys voi säästää myöhemmin aikaa, kun tapahtumaa käsitellään kirjanpidossa.

Jos samaa yrityksen taloutta hoitaa useampi henkilö, sopikaa yksi tarkistushetki sen sijaan, että kaikki olettavat jonkun muun huolehtivan aineistosta. Kuvaamisen ja kirjanpidon hyväksymisen erottaminen on hyödyllinen toimintatapa: ostoksen tehnyt henkilö voi tallentaa tositteen, mutta vastuuhenkilö arvioi myöhemmin sen käsittelyn. Tämä on toimintamalli, ei syy olettaa, että sovellus itsessään jakaisi tehtävät tai hyväksyisi tapahtumat.

Ikä, luottamus ja talousasiakirjat

Sovelluksen PEGI 3 -ikämerkintä kertoo, että sen sisältö on luokiteltu kaikenikäisille sopivaksi. Se ei kuitenkaan tarkoita, että kuittien ja laskujen käsittely olisi lapselle sopiva vastuu. Taloustiedot voivat olla arkaluonteisia, ja niiden käyttö liittyy aikuisen tai yrityksen vastuisiin. Jos nuorempi perheenjäsen auttaa kuvaamaan kuitin, aikuisen kannattaa itse tarkistaa, mitä tallennetaan ja millä tilillä työskennellään.

Luottamus tarkoittaa tässä myös sitä, ettei puhelimen käyttöoikeutta pidä sekoittaa oikeuteen käsitellä yrityksen tositteita. Jos laite on yhteinen, on hyvä pitää kirjautuminen ja dokumenttien tarkistus aikuisen tai nimetyn vastuuhenkilön hallinnassa. Näin arjen apu ei vahingossa muutu epäselväksi tavaksi käsitellä toisen henkilön tai yrityksen taloudellisia papereita.

Mikä Visma Scanner oikeastaan on?

Visma Scanner on Spiriksen kehittämä yritystalouden apusovellus, jonka keskeinen tehtävä on vastaanottaa puhelimella kuvattuja kuitteja ja laskuja. Se on maksuton, ja sen taustalla on pitkä käyttöhistoria: sovellus julkaistiin 13.11.2012, ja nykyinen versio on 4.15.5. Yrityssovellukseksi sen lähtökohta on varsin konkreettinen. Se ei yritä olla yleinen arkistointipalvelu kaikille kodin papereille, vaan auttaa viemään tositteita osaksi taloushallinnon työtä.

Pidän sitä parhaimmillaan yrittäjälle, freelancerille tai pienelle toimijalle, joka haluaa saada ostotositteet talteen ilman erillistä skanneria. Jos käytössä on jo Visman taloushallinnon palvelu, kuvien toimittaminen samaan työskentelykokonaisuuteen voi olla luontevampaa kuin paperin kerääminen ja myöhempi käsin siirtäminen. En silti valitsisi sovellusta pelkän nimen perusteella, vaan tarkistaisin ensin, sopiiko se omaan Visma-työnkulkuun ja siihen, miten kirjanpitäjä tai yrityksen vastuuhenkilö haluaa aineiston vastaanottaa.

Kuvaaminen toimii parhaiten osana rutiinia

Käytön idea on helppo ymmärtää: avaan sovelluksen, otan kuitista kuvan ja tallennan sen käsittelyä varten. Arkinen vahvuus ei ole siinä, että kuvaaminen olisi monimutkaisen työn korvike, vaan siinä, että tositteen voi ottaa talteen heti. Kun kuitti on yhä kädessä, ostoksen tarkoitus ja maksaja ovat yleensä selvillä. Kuukauden päästä ne voivat jo vaatia muistuttelua.

Oma käytännön vinkkini on tarkistaa kuva ennen kuin siirryn eteenpäin. Kuitin reunat, loppusumma ja päivämäärä kannattaa saada näkyviin, eikä heijastus tai taitos saisi peittää olennaista kohtaa. Pitkästä laskusta on hyvä varmistaa, ettei kuvaksi päädy vain ensimmäinen sivu, jos käsittely edellyttää muutakin. Kuvaaminen säästää aikaa vain silloin, kun tallennettu aineisto on luettavaa eikä sitä tarvitse myöhemmin korjata uudestaan.

Toinen hyödyllinen tapa on tehdä kuvaamisesta oma pieni päätöshetki: onko tämä yrityksen kulu, kuka sen maksoi ja tarvitaanko selitys? Tämä ei ole ylimääräistä paperityötä, vaan ehkäisee väärinymmärryksiä. Jos ostos sisältää sekä yksityistä että yrityskäyttöä, sovelluksen ei kannata antaa luoda tunnetta, että kuva yksin ratkaisee kulun käsittelyn. Rajaus ja perustelu kuuluvat edelleen käyttäjän harkintaan.

Mitä automatiikalta kannattaa odottaa

Kuittien käsittelyn houkutteleva ajatus on, että kuva muuttuu saman tien valmiiksi kirjanpitomerkinnäksi. Käytännössä en suhtautuisi tekstin tai summien tunnistamiseen sokeasti. Epätasainen valaistus, rypistynyt paperi, haalistunut tuloste tai pitkä lasku voivat tehdä kuvasta vaikealukuisen. Jos jokin tunnistettu tieto vaikuttaa väärältä, tarkistaisin alkuperäisen tositteen enkä olettaisi automaation korjanneen sitä.

Erityisen tarkka olisin ulkomaisilla kuiteilla ja tilanteissa, joissa valuutta tai päivämäärän esitystapa poikkeaa totutusta. Sovelluksen käyttöä koskeva aiempi kuvaus mainitsee useiden valuuttojen ja kielten tunnistamisen, mikä on hyödyllistä työmatkoilla, mutta se ei poista tarkistamisen tarvetta. Pidä alkuperäinen kuitti tallessa oman kirjanpidon käytäntöjen mukaisesti, kunnes tiedät, että digitaalinen aineisto riittää juuri sinun tarpeeseesi.

Muistiinpano on puolestaan pieni mutta käytännössä arvokas apu silloin, kun kuitin teksti ei selitä ostosta. Esimerkiksi yleisniminen tarvikeostos voi myöhemmin olla vaikea yhdistää tiettyyn projektiin. Lyhyt kuvaus heti tapahtuman jälkeen on yleensä luotettavampi kuin muistista kirjoitettu selitys viikkoja myöhemmin. Muistiinpanoa kannattaa käyttää täsmennykseen, ei kuitin tietojen korvaamiseen.

Visman työnkulku ja vaihtoehdot

Visma Scannerin selvin etu näkyy ihmiselle, jonka taloushallinto on jo Visman ympärillä. Tällöin erillinen kuvatiedostojen lähettely, sähköpostien etsiminen ja paperien kuljettaminen voivat vähentyä. Aiemmassa käyttökokemuksessa sovellus on kuvattu yhteensopivaksi muiden Visman taloushallinnon tuotteiden kanssa. Käytännössä tarkistaisin silti oman palvelun ja tilin toiminnan ennen kuin rakennan koko kuittirutiinin sen varaan, sillä oma työskentelykokonaisuus ratkaisee, kuinka saumattomalta siirto tuntuu.

Jos käytät toisen palveluntarjoajan kirjanpitoa, yleinen dokumenttiskanneri tai suoraan kyseisen taloushallintopalvelun oma kuittitoiminto voi olla yksinkertaisempi valinta. Yleisskannerilla voi tallentaa monenlaisia papereita, mutta se ei välttämättä sijoita niitä yhtä luontevasti yrityksen tositteiden työnkulkuun. Toisaalta jos tavoite on vain arkistoida kodin takuutodistuksia, reseptejä ja muita asiakirjoja, yritystalouteen painottuva sovellus voi tuntua turhan rajatulta. Valinta riippuu siitä, haluatko ensisijaisesti skannata paperia vai käsitellä yrityksen ostotositteita.

En myöskään käyttäisi sitä ainoana paikkana kaikille perheen tärkeille papereille. Yhteinen kotitalousarkisto tarvitsee usein selkeän kansiorakenteen ja helposti jaettavan pääsyn eri asiakirjoihin; kuittien lähettäminen taloushallinnon käyttöön on eri tarve. Kun erotat nämä tarkoitukset toisistaan, et joudu etsimään vakuutuspaperia yrityksen tositteiden joukosta tai käsittelemään yksityistä laskua väärässä työnkulussa.

Kenelle se sopii ja missä se hankaloittaa

Sovellus sopii parhaiten ihmiselle, joka ostaa säännöllisesti yrityksen puolesta, haluaa tallentaa tositteet heti ja käyttää yhteensopivaa Visman taloushallinnon kokonaisuutta. Se on myös järkevä kokeilu, jos paperikuitit katoavat helposti ennen kuin ne ehtivät kirjanpitoon. Maksuttomuus madaltaa kokeilun kynnystä, eikä puhelimen rinnalla tarvita erillistä skanneria tavallisten kuittien kuvaamiseen.

Se ei ole yhtä luonteva valinta satunnaiselle käyttäjälle, jolla ei ole yritystalouden työnkulkua, eikä henkilölle, joka kaipaa ennen kaikkea kaikkien kotitalouden asiakirjojen yhteistä arkistoa. Jos kirjanpitäjäsi käyttää muuta järjestelmää tai pyytää tositteet tietyssä muodossa, kannattaa selvittää sopivuus ennen kuin alat kuvata kaikkea sovellukseen. Sama koskee käyttäjiä, jotka haluavat välttää talousasiakirjojen käsittelyä mobiililaitteella: paperinen tai tietokoneella hoidettava rutiini voi olla heille luontevampi.

Arvioiden perusteella vastaanotto on ollut myönteinen: sovelluksella on 4,7 tähden keskiarvo 1,4 tuhannesta arviosta, ja sitä on asennettu yli 100 000 kertaa. Nämä luvut kertovat kiinnostuksesta, eivät siitä, että jokainen käyttötili tai kirjanpitotapa sopisi juuri sinulle. Minusta ratkaiseva kysymys on, vähentääkö puhelimella kuvaaminen omassa arjessasi vaivaa ilman, että se lisää epäselvyyttä tositteiden vastuista.

Luottamus ja oma tarkistusvastuu

Talousasiakirjojen kohdalla en luottaisi yleiseen vakuutteluun yksityisyydestä, vaan tutustuisin sovelluksen käyttöön ja yrityksen omiin sääntöihin ennen arkaluonteisten dokumenttien tallentamista. Aiemmassa kuvauksessa tietojen suojausta on käsitelty salauksen kautta, mutta käyttäjän kannattaa silti huolehtia omasta laitteestaan ja kirjautumisestaan. Näytön lukitus, puhelimen pitäminen omassa hallinnassa ja huolellisuus uloskirjautumisessa ovat tavallisia mutta olennaisia tapoja suojata talousaineistoa, etenkin jaetulla laitteella.

Pidän myös tärkeänä, ettei sovellukseen tallentamista sekoiteta säilytysvelvollisuuksien ratkaisemiseen. Yrityksen tositteiden käsittelyyn voi liittyä kirjanpidon käytäntöjä, joita sovellus ei päätä käyttäjän puolesta. Jos olet epävarma siitä, riittääkö kuva vai pitääkö alkuperäinen paperi säilyttää, kysy ohje yrityksen kirjanpidosta vastaavalta henkilöltä. Näin vältät sen, että kätevä kuvaamisrutiini johtaa siihen, että paperi hävitetään liian aikaisin.

Versio, hinta ja käytännön valinta

Nykyinen versio 4.15.5 edellyttää Androidissa versiota 7.0 tai uudempaa. Ennen asentamista tarkistaisin oman laitteen käyttöjärjestelmän ja sen, että yrityksesi käyttämät Visma-palvelut sopivat yhteen oman kirjautumisesi kanssa. Sovelluksen maksuttomuus ei yksin kerro koko taloushallinnon kustannuksista: jos käyttö liittyy maksulliseen kirjanpitopalveluun, arvioi kokonaisuutta sen perusteella, mitä palveluja yritykselläsi jo on.

Minun neuvoni on testata ensin muutamalla tavallisella kuitilla eikä siirtää koko vanhaa paperiarkistoa kerralla. Ota mukaan yksi selkeä kauppakuitti, yksi hankalampi tai pitkä tosite ja tarvittaessa ulkomainen kuitti. Tarkista, miten ne näkyvät omassa työnkulussasi ja osaako kirjanpidosta vastaava henkilö käsitellä niitä vaivattomasti. Tällainen pieni koe paljastaa nopeasti, sopiiko kuvaamisen tapa omaan arkeen paremmin kuin sähköposti, yleinen skanneri tai paperikansio.

Arjen yhteinen päätös

Yrityssovelluksena Visma Scanner on parhaimmillaan silloin, kun yksi henkilö tai selkeästi sovittu käyttäjäryhmä hoitaa tositteet järjestelmällisesti. Jaetussa kodissa se voi vähentää paperien katoamista, mutta se ei tee yhteisestä taloudesta automaattisesti yhteistä yritystiliä eikä korvaa sopimusta siitä, kuka käsittelee mitäkin. Minusta juuri tämä raja on hyvä pitää mielessä: puhelin voi helpottaa kuittien talteenottoa, mutta vastuu luokittelusta ja tarkistamisesta säilyy ihmisillä.

Kaiken kaikkiaan pidän sovellusta kokeilemisen arvoisena, jos yrityksesi käyttää Visman taloushallintoa ja haluat ottaa kuitit talteen heti niiden synnyttyä. Sen hyöty jää pienemmäksi, jos et tarvitse yritystositeprosesseja tai jos odotat yleistä perhearkistoa ja täysin huoltovapaata automaatiota. Kun käyttötarkoitus, tilin rajat ja tarkistusvastuu ovat selvät, se voi tehdä kuittien käsittelystä huomattavasti järjestelmällisempää ilman suurta muutosta arjen rutiineihin.

Käytön helppous

Käytön aloittaminen on todella helppoa. Heti kun olet ladannut sovelluksen ja kirjautunut sisään, voit alkaa skannata kuitteja. Prosessi on suoraviivainen: ota kuva kuitista tai laskusta, ja sovellus hoitaa loput. Se tunnistaa automaattisesti tärkeät tiedot, kuten summan ja päivämäärän, ja tallentaa ne pilveen.

Yksi asia, josta erityisesti pidän, on sovelluksen kyky tunnistaa useita valuuttoja ja kielet. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos teet liiketoimintaa kansainvälisesti tai matkustat usein työasioissa.

Käyttöliittymä ja toiminnot

Käyttöliittymä on selkeä ja intuitiivinen. Kaikki toiminnot ovat helposti saavutettavissa, ja sovellus on visuaalisesti miellyttävä. Yksi mielenkiintoinen ominaisuus on kyky lisätä muistiinpanoja skannattuihin dokumentteihin. Tämä tekee siitä helpompaa muistaa, mihin tietty kuitti liittyy, jos se ei ole ilmeistä.

Visma Scanner myös synkronoituu saumattomasti muiden Visma-tuotteiden kanssa. Jos käytät jo jotain muuta Visman sovellusta, kuten Visma eAccountingia, kaikki tiedot siirtyvät suoraan ja automaattisesti.

Turvallisuus ja yksityisyys

Kun kyseessä on taloudelliset dokumentit, turvallisuus on ensisijainen huolenaihe. Visma Scanner käyttää edistyneitä salausmenetelmiä tietojesi suojaamiseen. Tiedän, että monet ihmiset ovat edelleen varovaisia tallentaessaan taloudellisia tietoja pilveen, mutta Visma Scanner tekee hyvää työtä vakuuttaakseen käyttäjät siitä, että heidän tietonsa ovat turvassa.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan Visma Scanner on erinomainen työkalu kaikille, jotka haluavat vähentää paperityötä ja pitää kirjanpidon ajan tasalla. Sen helppokäyttöisyys, saumaton integraatio ja turvallisuus tekevät siitä houkuttelevan vaihtoehdon. Vaikka se ei välttämättä ole täydellinen ratkaisu kaikille, se on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen, jos haluat tehdä kirjanpidosta hieman vähemmän stressaavaa.

Lataa Visma Scanner ja kokeile itse – saatat yllättyä siitä, miten paljon se voi helpottaa elämääsi.